提高工作效率同创新一样是企业管理的永恒主题，对大企业而言，员工间的相互沟通和协同办公对工作效率有着极大影响，特别是拥有2万多员工，在全球多个国家和地区拥有分支机构的联想集团，员工之间的协同办公尤显重要。

    IBM办公平台虽然能基本满足联想员工的日常工作需求，但每年17%的使用费让联想全球服务高级副总裁张坤生颇为心疼，他迫切希望找到一个更加先进，拥有更高性价比的办公平台，能够在保障甚至提高员工办公效率的同时，节省支出成本。在综合对比了多个办公平台后，张坤生选中了微软的Exchange/Outlook、Lync、SharePoint三大应用服务。

    Outlook拥有最广泛的用户基础，对很多新员工而言，完全无需学习就可以直接使用。Lync是一款非常优秀的内部沟通及会议系统，功能丰富，包括即时消息、应用分享、音频、视频、PPT、白板、投票、预约及日程、录制、笔记功能等。更为重要的是，相比传统电话会议和Sametime，Lync能够极大节省费用。SharePoint则能帮助联想员工开发智能门户站点。

    张坤生说：“每个产品存在于市场都有它的合理性，从Lotus Notes改成Outlook，考量的因素比较复杂，不能简单地说Outlook比Lotus Notes好，有人喜欢就有人不适应。”

    2012年5月，在张坤生的推动下，旨在提升员工协同办公效率的NEW (Next-Generation End-User Workplace) 项目在联想启动。该项目分为三个阶段，第一阶段是Hello Outlook，主要将联想邮件平台从IBM Lotus Notes迁移到微软Exchange/Outlook，同时使用Lync替代原Sametime。第二阶段为Hello Unity，在Lync基础上建立起集成语音、会议、视频的统一沟通平台。第三阶段为Hello Collaboration，基于SharePoint建立起一个虚拟的全球化办公协作平台，它包括个人门户、团队网站、信息搜索及与outlook、Lync更加紧密的集成。

    如果说Outlook改变了员工的邮件使用习惯，Lync则改变了电话会议的形式。此前，联想员工使用最多的是传统电话会议，联想集团一年在电话会议上的支出就高达1100万美元。基于Lync建立起的集成语音、会议、视频的统一沟通平台落成后，在联想集团随处可见这样的情景：员工通过Lync和外地同事讨论方案，电脑屏幕上显示着他们正在讨论的方案，他们不用带着耳机，不用拿着手机，甚至可以站起来走几步，想想思路，沟通效果已经和现实近距离沟通没有太大区别。

    张坤生透露：“Lync新功能自全球上线以来，每月的会议使用量达240万分钟，每月为公司节省很大一笔费用，而且这个数字正在随着用户接受度的提高不断攀升。”

    作为一个全球化企业，多国员工共同完成一个课题是联想员工经常会遇到的情况。此前，他们一般通过发邮件和打电话来实现沟通协作，但是这种方式的效率较低，需要一个人做完后发邮件给另外一个人，这样依次传递下去，直至完成课题。

    对于SharePoint的协同合作功能，负责SharePoint协同平台的周贺最有发言权，他说：“SharePoint提供了一种全新的协同方式，我们可以在SharePoint里建立一个文档，全球各地员工同时编辑，这样能够在很大程度上减少传递信息的时间，可以明显提升工作效率。”

    联想集团已经是微软最大的OEM合作伙伴，Exchange、Lync和SharePoint三个产品为联想企业内部的协同发挥着作用，下一步，联想是否会迁移到微软的“云平台”？

    在成本考量之外，联想更关注云的安全性，云服务看起来使企业IT不再可控。

    “企业内部的IT管理中心往往是保守的，研发允许试错，企业IT要保证每次都成功避免对企业带来致命的伤害。我们不会使用非常新的技术，非常炫的技术。我们要选择可靠、稳定的产品。除非这个云是联想自己的业务，我们会支持业务做试点。”